Kassensysteme – wichtige Änderungen seit 1.1.2020
Der Jahreswechsel hat eine wichtige Änderung mit sich gebracht. Seit dem 1.1.2020 dürfen nur noch elektronische computergestützte Kassensystem zum Einsatz kommen oder solche, die über ein elektronisches Aufzeichnungssystem verfügen, welches gegen Manipulationen geschützt ist. Außerdem ist bei Kassensystemen verpflichtend, dass diese über eine technische Sicherheitseinrichtung verfügen, kurz TSC, welches zertifiziert ist. Da aber solche zertifizierten Kassen und Sicherheitseinrichtungen derzeit noch nicht für die Nutzung zur Verfügung stehen, hat das BMF mit dem Schreiben vom 6.11.2019 die zwingende Einführung auf den 30.9.2020 verschoben.
Mit dem Kassensystem muss gewährleistet sein, dass für das Dokumentieren eines jeden Vorgangs sofort eine neue Transaktion veranlasst wird. Dieses besagt § 2 der KassenSichV (Kassensicherheitsverordnung). In der Dokumentation enthalten sind:
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-Zeitpunkt des Vorgangstarts
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-Fortlaufende, eindeutig identifizierbare Transaktionsnummern
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-Vorgangsdaten
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-Zahlungsweise (bar oder mit Karte)
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-Zeitpunkt, wann der Vorgang beendet oder abgebrochen wurde
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-Die Seriennummer und der Prüfwert des elektronischen Systems oder die Sicherheitsmodul-Seriennummer
Über eine digitale Schnittstelle müssen alle diese Angaben dem Finanzamt bei einer Kassenüberprüfung oder Betriebsprüfung bereitgestellt werden.
Wichtig! Diejenigen, die noch nicht mit einem elektronischen Aufzeichnungssystem arbeiten sind nicht dazu verpflichtet, auf diese Art der Kassenführung umzusteigen. Sie können weiterhin die sogenannte „offene Ladenkasse“ nutzen!
Übergangsregelung
Wer sich nach dem 25.11.2010 und vor dem 1.1.2020 eine neue Kasse zugelegt hat, die noch nicht die Anforderungen der sogenannten 2. Kassenrichtlinie gemäß dem Schreiben der BMF von 26.11.2010 (BStBI 2010 I S. 1342) entspricht, braucht sich erst einmal keine Gedanken zu machen, da diese bis zum 31.12.2022 weiter genutzt werden darf. Voraussetzung ist aber, dass sich diese, bedingt durch die Bauweise, nicht aufrüsten lässt. Nachgewiesen werden kann das gegebenenfalls anhand einer Bescheinigung des Kassenherstellers. Kassensysteme, die nachrüstbar sind, müssen spätestens bis zum 30.9.2020 aufgerüstet werden.
Meldepflicht beim Finanzamt
Wer bereits ein elektronisches Aufzeichnungssystem verwendet, muss seinen Verpflichtung nachkommen und dieses dem Finanzamt mitteilen. Dafür gibt es einen amtlich vorgeschriebenen Vordruck, wo folgendes eingetragen werden muss:
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-Der eigene Name und die Steuernummer
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-Gattung der zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung
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-Welches elektronische Aufzeichnungssystem zum Einsatz kommt
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-Wie viele elektronischen Aufzeichnungsgeräte genutzt werden
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-Die Seriennummer der Systeme
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-Zeitpunkt der Inbetriebnahme
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-Zeitpunkt der Außerbetriebnahme
Achtung! Die Meldung an das Finanzamt ist mit einer Frist belegt. Einen Monat nach Anschaffung oder Abschaltung des Systems muss die Meldung des Systems erfolgen. Gemäß dem BMF-Schreiben vom 6.11.2020 sollte dafür aber nicht die elektronische Übermittlungsmöglichkeit genutzt werden. Wann dieses elektronisch erfolgen kann, wird noch im Bundessteuerblatt bekanntgegeben.
Belegausgabepflicht
Seit dem 1.1.2020 gilt die Belegpflicht. Das bedeutet, dass bei jedem Kassenvorgang im Bargeschäft der Kunde einen Kassenbeleg bekommt. Darauf müssen folgende Angaben vermerkt sein:
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-Die Transaktionsnummer
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-Die Uhrzeit und
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-Die Seriennummer der genutzten Sicherheitseinrichtungstechnik bzw. TSE
Info! Du kannst eine Befreiung von der Belegausgabepflicht beim zuständigen Finanzamt beantragen. Welche Voraussetzungen erfüllt sein müssen und ob diese Befreiung erteilt wird, kann jetzt noch nicht gesagt werden.
Achtung! Kritisch zu bewerten sind Kassen, die nur optional einen Beleg erstellen, weil hierbei der Grundsatz nicht vorliegt, dass jeder Vorgang oder Geschäftsvorfall durch einen Beleg dokumentiert wird.
Eventuelle Folgen
Wer ein nicht zertifiziertes Auszeichnungssystem verwendet, begeht einen Verstoß gegen die Melde- und Belegausgabepflicht. Dieser Verstoß kann mit Geldbußen geahndet werden.
Neben festgesetzten Bußgeldern kann die Nutzung von elektronischen Aufzeichnungssystemen, die nicht vor Manipulation geschützt sind, dazu führen, dass das Finanzamt bei einer Prüfung in Deinem Studio wegen der fehlenden formellen Voraussetzungen die Kassenführung nicht anerkennt. Das führt dazu, dass das Finanzamt regelmäßig eine Teil- oder Vollschätzung vornimmt. Das führt eventuell zu erhebliche Steuernachzahlungen, die zu entrichten sind.
Zusammenfassung – die wesentliche Anforderungen der 2. Kassenrichtlinie an elektronische Aufzeichnungssysteme auf den Punkt gebracht
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-Während der Aufzeichnungsfrist müssen alle Unterlagen und Daten (mindestens 10 Jahre oder länger) zu jedem Zeitpunkt zur Verfügung stehen, sofort lesbar sein und maschinell ausgewertet werden können.
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-Alle Einzeldaten, die steuerrechtlich relevant sind wie Datum, Uhrzeit, Artikelbezeichnung, Anzahl, Einzelpreis, Gesamtpreis und Verkäufer/Nutzer, genauso wie elektronisch erstellte Rechnungen müssen unveränderbar und in vollem Umfang aufbewahrt werden.
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-Es reicht nicht aus, einen Z-Bon, also einen Tagesendsummenbon vorzulegen.
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-Abbrüche einer Buchung sind nicht erlaubt, da dieses der vollständigen Erfassung von Geschäftsvorfällen widerspricht.
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-Bons beziehungsweise Umsätze, die zu Trainingszwecken erstellt werden, müssen als solche auf dem Tagessummenbon ausgewiesen werden.
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-Erfolgt eine Änderung der Buchung, muss diese protokolliert werden. Dabei muss der ursprüngliche Inhalt immer noch zu erkennen sein.
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-Vorhanden sein muss zudem eine Verfahrensdokumentation. Diese umfasst die allgemeine Beschreibung, eine Bedienungs- und Programmieranleitung des jeweiligen Kassensystems, eine Dokumentation über die Anwender und Betriebszeiten sowie eine Dokumentation über das technische System.
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-Die Aufbewahrung aller aufgezeichneten Daten wie Programmier-, Journal- und Auswertungsdaten sowie Stammdatenänderungen sind revisionssicher zu speichern.
Ihr Lieben wir sind keine Rechtsberater. Diesen Texthaben wir mit bestem Wissen und Gewissen zusammengestellt. Wir können aber hier keine rechtliche Gewähr zu diesem Text geben.
Ganz liebe Grüße
Euer Team CFB
